Microsoft access adalah sebuah program pengolah database atau basis data , dan merupakan bahgian dari Microsoft office.
Untuk membuat database baru setelah jendela acess dalam keadaan terbuka , langkahnya adalah : klik office button , klik new kemudian klik blank database .
Selanjutnya baru menentukan nama file kemudian creat.
Ada beberapa istilah yang harus diketahui pada saat bekerja dalamlingkungan Access 2007 yaitu :
a.Table : adalah sekumpulan data yang memiliki topik tertentu. Tabel mengaturdata di dalamnya dalam bentuk kolom ( field ) dan baris (record ).
b.Field : adalah tempat atau dimana data atau informasi dalam kelompok yangsama atau sejenis dimasukkan. Field umumnya tersimpan dalam bentuk kolom secara vertikal pada tabel.
c.Record : merupakan data lengkap dalam jumlah tunggal yang biasanyatersimpan dalam bentuk baris secara horizontal pada tabel.
Dalam membuat database baru, setelah tampil blank database , selanjutnya tulis nama file yang diinginkan pada kotak “ file name “, lalu tentukan folder tempat penyimpanan, kemudian klik OK dan klik creat.
Dalam meranncang struktur database, menetukan type data yang sesuai juga harus diperhatikan , misalnya : untuk nilai bilangan menggunakan type Number, untuk nama siswa menggunakan : type text , begitu juga untuk mata uang menggunakan type : currency.
Disamping itu pada kolom ketiga dari format struktur database , adalah deskription, yang berfungsi untuk menjelaskan /keterangan dari field field yang sudah dibuat , misalnya untuk nama siswa menggunakan type text , dan pada kolom discription ditulis keterangannya misalnya : size 20.
Apabila anda ingin membuka file yang sudah pernah tersimpan caranya adalah dengan menggunakan menu “open” seperti pada aplikasi lainnya .
Selain itu dalam merancang struktur database ada satu hal yang perlu diperhatikan yaitu : menentukan Primary key. Dalam menentukan primary key ada persyaratan penting yaitu tidak boleh ada yang sama , misalnya NIS bisa di pilih sebagai primary key , karna NIS setiap siswa tidak ada yang sama.
Apabila struktur data sudah selesai , ada 2 cara untuk pengisian data , yaitu: menggunakan sheet table dan menggunakan form . Namun untuk format entry data yang lebih menarik, biasanya banyak digunakan fasilitas FORM .
FORM tersebut ada yang berbentulk tabular dan ada columnar, dan biasanya banyak digunakan bentuk Columnar.
Didalam entry data dengan keyboard anda juga perlu mengenal tombol2 pada papan keyboard , misalnya :
- Tombol Pengunci : caps lock ,Num Lock,dan scroll lock
- Tombol Navigasi : Up, down ,right,left,page up, page down ,home/ End
- Tombol Modifikasi : Ctrl, Shift, Alt
- Tombol ketik : A B C D E dst
- Tombol Esc (escape) : untuk membatalkan perintah
Didalam pembuatan database ada beberapa komponen pokok yaitu :
- Table : yatu merupakan kumpulan dari file dan record
- Query : digunakan untuk menyaring data yang akan ditampilkan
- Form : digunakan untuk entry data
- Report : membuat bentuk laporan yang siap untuk di cetak.
Apabila anda menyimpan sebuah file database , maka komputer akan menambahkan diujung nama file dengan satu kode yang disebut : ekstensi, misalnya apabila nama file yang anda buat misalnya “latihan” , maka ketika penyimpanan, komputer akan menuliskan : latihan.mdb
Didalam menentukan type data , apabila anda menggunakan type text, perlu ditentukan field size yaitu : menuliskan angka berapa karakter kira kira , maksimal nama sebuah field , mislanya untuk field alamat, 30 , berarti alamat yang paling panjang adalah 30 karakter.
Sedangkan untuk type number biasanya menggunakan : long integer
Apabila anda menggunakan FORM dalam entry data , anda juga bisa mencantumkan rumus : misalnya mencari Nilai Jumlah, atau mencari Nilai rata rata dari beberapa Nilai . Rumus tersebut harus ditulis pada sebuah kotak yang bernama : expression builder .
Disamping itu dalam pembuatan FORM , komputer juga sudah menyediakan model model yang dapat digunakan langsung dengan perintah FORM WIZARD.
Tetapi apabila anda ingin membuat sebuah FORM yang lebih menarik, anda bisa memodifikasi FORM yang sudah ada , dengan cara : kilik kanan nama FORM , kemudian klik DESIGN VIEW.
Didalam pengisian data atau entry data , terkadang kita tidak perlu menuliskan langsung, mislnya untuk jurusan : bisa cukup dengan mengklik pilihan pada panah kecil yangb tampil ,sudah tertulis : AK, AP, PM.
Untuk membuat FORM seperti ini pada waktu merancang struktur data and harus menggunakan fasilitas lookup wizard.
Header dan Footer juga perlu di gunakan pada FORM , untuk membuat tampilan form yang lebih menarik. Header adalah Judul dari sebuah FORM. Fasilitas ini dapat dibuat dengan megaktifkan Design view yang terdapat pada menu view.
Setelah anda me input atau entry sejumlah data , maka pada bagian bawah tampilan jendela database, tertulis kata : record : diikuti dengan 4 tanda panah , , tanda panah 1 arah ke kiri disebut previos , digunakan untuk pindah ke record sebelumnya, sedangkan panah 1 arah kanan berfungsi untuk pindah ke record sesudhnya.
Dalam pengolahan database, tekadang kita perlu membuat perubahan-perubahan, menambah, menghapus , menyalin , memndahkan data, dsb.
Proses tersebut disebut dengan istilah : Editing, sedangkan perosen memasukkan data disebut dengan stilah : entry data
Kalau ingin mendelet atau menghapus sebuah record data anda harus berada pada posisi : data sheet view , atau tabel data yang menampilkan field dan recor d , klik kanan pada salah satu recor yang akan dihapus, lalu klik delete.
Dalam pengelolaan database ada fsilitas yang disebut : relationship , yaitu membuat hubungan antara 2 tabel atau beberapa tabel, sehingga kita dapat membuat query yang diambil dari field field yang kita perlukan , yang terdapat pada tabel tabel tsb
